Remote Teaching – Privacy and Intellectual Property Concerns
In response to the COVID-19 pandemic, universities and colleges in Canada have transitioned to remote instruction through various online platforms and software. Academic staff should be aware that these tools raise important privacy and intellectual property rights issues.
Surveillance
Some software systems may allow administrators to conduct surveillance of online teaching activities. Such surveillance is unacceptable, as the institution has no more right to do so during the pandemic than it does under ordinary circumstances. No institution should be recording or transcribing online classes without the consent of the instructor and students.
Collective Agreements Still Apply
Even with the closure of campuses and the transition to remote teaching, the collective agreement continues to be in force. Academic freedom, privacy and copyright protections that academic staff have in ordinary circumstances continue when they are working remotely.
Associations should be prepared to grieve any academic freedom, privacy or copyright concerns as soon as they become aware of any breach. However, associations should show some flexibility in resolving those grievances in light of the exceptional circumstances. Depending upon the nature and scale of the breach, the application of the “obey now, grieve later” principle requiring academic staff to comply before any dispute is resolved may be challengeable.
Remote Teaching Platforms
CAUT is aware that many video-conferencing platforms, such as Zoom, that are freely available online raise significant security and privacy concerns. Your institution should provide members with a licenced version of any software system.
Video conferencing software should be encrypted and users should be able to restrict access to authorized participants only. Sessions should not be recorded or transcribed without the permission of the instructor.
Academic staff should avoid setting up video conferencing accounts with their personal email address. Students should also be advised to use their institutional email addresses. Using common email domains (e.g. Outlook, Gmail, or Yahoo) may allow anyone with an email hosted by the same domain to access video sessions, since some platforms treat these emails as being within the same organization.
Just as with on-campus teaching, it remains the institution’s responsibility to ensure that remote teaching takes place in a secure and useable manner.
Privacy
Provincial and federal privacy laws apply with remote teaching. This means that personal information about academic staff and students should not be disseminated publicly or online. Personal information can include email addresses, phone numbers, residential information, images, and videos.
Associations can take active steps to ensure that institutions respect members’ and students’ privacy. They can press administrations to adopt video conference software and platforms that do not share or sell user data. Associations should also obtain assurances from the administration that settings that are intrusive can and will be disabled. Institutions should also provide information to members about accessing and changing privacy settings and controls.
During remote instruction, academic staff and students should expect they have the same level of privacy as they would during an on-campus lecture or seminar. Academic staff may wish to include a privacy statement at the start of each session, or distribute to students in advance. The statement should include a reminder that privacy laws and expectations continue, and that students must not record any audio or video of any online classes for any purpose other than personal study or accommodation.
Intellectual Property and Copyright
Since the collective agreement still applies, the content of remote teaching sessions remains the intellectual property of the academic staff member. Students should be warned that although it may be easier to record or transcribe lectures and discussions through online platforms, it remains their responsibility to refrain from distributing those recordings or transcriptions. Posting material online would violate the privacy and copyright interests of the instructor and fellow students.
Academic staff who share teaching materials with colleagues or the institution should include messages that by sharing, they do not relinquish their copyright and ownership in the materials. Misuse or further distribution without express permission should be prohibited.
If you have any questions, please do not hesitate to contact the CAUT office.
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Enseignement à distance – enjeux de propriété intellectuelle et de protection de la vie privée
En réponse à la pandémie de COVID-19, les universités et collèges du Canada ont opté pour l’enseignement à distance au moyen d’un éventail de plateformes et de logiciels. Le personnel académique doit savoir que ces outils soulèvent d’importants enjeux en matière de propriété intellectuelle et de protection de la vie privée.
Surveillance
Certains logiciels permettent à la direction de surveiller les activités d’enseignement en ligne. Une telle surveillance est inacceptable, le contexte de la pandémie ne conférant à l’établissement aucun droit qu’il n’aurait pas en temps normal. Aucun établissement ne doit enregistrer ou transcrire des cours en ligne sans le consentement du professeur et des étudiants.
Convention collective applicable
La fermeture des campus et le recours à l’enseignement à distance n’ont aucune incidence sur l’application de la convention collective. La liberté académique et la protection de la vie privée et du droit d’auteur dont jouissent les membres du personnel académique en temps normal demeurent valides dans le contexte de l’enseignement à distance.
Les associations doivent être en mesure de déposer un grief pour toute violation de la liberté académique, de la vie privée et du droit d’auteur dès qu’elles en prennent connaissance. Elles doivent cependant tenir compte du contexte exceptionnel en faisant preuve de souplesse par rapport au règlement de ces griefs. Selon la nature et la gravité de la violation, l’application de la règle « obey now and grieve later » (obéir maintenant, déposer un grief plus tard) en vertu de laquelle le personnel académique doit se conformer tant que la situation n’est pas réglée pourrait être contestable.
Plateformes d’enseignement à distance
L’ACPPU est au fait que de nombreuses plateformes de vidéoconférence librement accessibles en ligne, comme Zoom, soulèvent d’importantes préoccupations quant à la sécurité et à la protection de la vie privée. Votre établissement devrait fournir à tous les membres de son personnel une version sous licence de ces plateformes.
Les plateformes de vidéoconférence utilisées doivent être cryptées et permettre de restreindre l’accès aux participants autorisés. Les séances ne doivent être ni enregistrées ni transcrites sans la permission du professeur.
Les membres du personnel académique doivent éviter d’utiliser leur adresse courriel personnelle lorsqu’ils se créent un compte dans une plateforme de vidéoconférence. Les étudiants doivent aussi être invités à utiliser leur adresse courriel d’étudiant. L’utilisation d’adresses électroniques liées à un nom de domaine courant (p. ex., Outlook, Gmail ou Yahoo) risque de donner à quiconque possède une adresse courriel liée au même domaine l’accès aux séances vidéo, certaines plateformes gérant ces adresses comme faisant partie de la même organisation.
Dans le cas de l’enseignement à distance comme pour l’enseignement en classe, il appartient à l’établissement de faire en sorte que l’enseignement se fasse dans un contexte sûr et accessible.
Protection de la vie privée
Les lois provinciales et fédérales s’appliquent à l’enseignement à distance. C’est dire que les renseignements personnels du personnel académique et des étudiants ne doivent être communiqués ni publiquement ni en ligne. Les renseignements personnels comprennent notamment l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le lieu de résidence, les images et les vidéos.
Les associations peuvent prendre des mesures pour faire en sorte que les établissements respectent la vie privée des membres et des étudiants. Elles peuvent inciter la direction à adopter des logiciels et plateformes de vidéoconférence qui ne partagent ni ne vendent les données des utilisateurs. Les associations devraient également obtenir de la part de la direction la garantie que les paramètres intrusifs peuvent être désactivés et le seront. Les établissements doivent aussi fournir aux membres les renseignements nécessaires pour qu’ils puissent accéder aux paramètres et contrôles de sécurité et les modifier.
Dans le cadre d’un cours donné en ligne, les membres du personnel académique et les étudiants jouissent des mêmes droits à la vie privée que dans le cadre d’un cours ou d’un séminaire en classe. Les membres du personnel académique peuvent intégrer un énoncé sur protection de la vie privée au début de chaque cours, ou le transmettre aux étudiants préalablement au cours. Ils doivent y rappeler que les lois et règles en matière de protection de la vie privée s’appliquent et que l’enregistrement audio ou vidéo d’un cours en ligne ne peut être autorisé qu’à des fins d’usage personnel par l’étudiant ou d’accommodement pour l’étudiant en situation de handicap.
Propriété intellectuelle et droit d’auteur
Étant donné que la convention collective continue de s’appliquer, la propriété intellectuelle du contenu des cours à distance appartient au membre du personnel académique. Il faut préciser aux étudiants, bien qu’il soit plus facile d’enregistrer ou de transcrire des cours ou des discussions sur une plateforme en ligne, qu’ils doivent s’abstenir de distribuer ces enregistrements ou transcriptions. La publication de ces enregistrements ou transcriptions en ligne constituerait une violation de la vie privée et du droit d’auteur du professeur et des autres étudiants.
Les membres du personnel académique qui partagent leur matériel pédagogique avec des collègues ou avec leur établissement devraient y intégrer une remarque voulant que le partage du matériel ne constitue en rien une renonciation de leur droit d’auteur et de propriété intellectuelle et que toute utilisation abusive ou distribution du matériel sans leur autorisation expresse est interdite.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec le bureau de l’ACPPU.
Canadian Association of University Teachers
Association canadienne des professeures et professeurs d’université
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Tel \ Tél. (613) 820-2270 | Fax \ Téléc. (613) 820-7244
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